เวลานัดหมายจำเป็นต้องปรับกำหนดการในตารางเวลาของทั้งสองฝ่ายให้ตรงกัน มีบางคนที่ยอมปรับเปลี่ยนกำหนดการของตนเอง เพื่อให้ว่างตรงกับเวลาที่อีกฝ่ายสะดวกตลอด ทำให้หลายครั้งต้องเสียเวลาโดยสูญเปล่า เมื่อจะนัดหมาย คุณควรเป็นฝ่ายเสนอวันเวลานัดหมายก่อน
การเป็นฝ่ายเสนอวันและเวลานัดหมายตามกำหนดการของคุณ ทำให้คุณรวบรวมธุระที่จะต้องออกไปข้างนอกไว้ในวันเดียวกันได้ นอกจากประหยัดเวลาเดินทาง ยังทำให้คุณมีสมาธิเพื่อทำงานในออฟฟิศด้วย และถ้าจำเป็นจะต้องนัดหมายเพื่อประชุมหรือธุระอื่นๆในครั้งต่อไป ก็ควรกำหนดวันและเวลาให้ได้ในเวลานั้นทันที ไม่ควรเลื่อนไปนัดหมายในวันหลัง
กฎการนัดหมาย (โดยสรุป)
1. กำหนดวันเวลานัดหมายครั้งต่อไปทันที
กำหนดวันเวลาประชุมหารือครั้งต่อไปในเวลานั้นทันที เพื่อให้เริ่มเตรียมการสำหรับการนัดหมายครั้งต่อไปได้
2. รวบรวมธุระที่ต้องออกไปข้างนอก
ถ้ามีกำหนดการที่ต้องออกไปข้างนอกแล้ว ให้พยายามนัดในเดียวกันจะได้ประหยัดเวลาเดินทาง
3. เผื่อเวลาทั้งก่อนและหลังเวลานัดหมาย
เมื่อรวมหลายนัดหมายมาจัดการในเวลาเดียวกันจะต้องเผื่อเวลาว่างทั้งก่อนและหลังเวลานัดหมาย เผื่อเวลาเดินทางและกรณีฉุกเฉิน
วิธีนัดหมาย
เคล็ดลับ คือ เป็นฝ่ายขอนัดตามตารางเวลาที่คุณสะดวกก่อน แต่มีหลักที่ต้องจำ เพื่อไม่ให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าคุณเสียมารยาท
การนัดหมายทางโทรศัพท์
การนัดหมายทางโทรศัพท์นั้น ฝ่ายที่โทรไปจะมีสิทธิ์ต่อรอง ดังนั้นคุณควรเป็นฝ่ายโทรไป และจะดีกว่าถ้าโทรไปช่วงเช้าซึ่งเป็นเวลาที่คนส่วนใหญ่มักจะกำหนดตารางเวลา
วิธีนัดหมายทางโทรศัพท์
"สัปดาห์หน้า วัน... ที่... ตั้งแต่บ่ายโมงถึงบ่ายสามโมง หรือ วัน... ที่... ตอนบ่ายสะดวกไหม?"
- เสนอหลายทางเลือก เพื่อให้อีกฝ่ายปรับตารางเวลาได้
- เมื่อกำหนดวันและเวลานัดหมายเรียบร้อยแล้ว ให้ตรวจสอบวันว่างในตารางเวลาอีกครั้งเพื่อป้องกันการผิดพลาด
วิธีนัดหมายที่ไม่ดี
"สะดวกเมื่อไร"
ถ้าปรับเวลาตามที่อีกฝ่ายสะดวก คุณก็จะกำหนดตารางเวลาของตัวเองไม่ได้
"พรุ่งนี้บ่ายสามโมงสะดวกไหม"
ไม่เสนอทางเลือกอื่น ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าคุณทำตามใจตัวเอง
ถ้าต้องการเปลี่ยนเวลานัดหมายหลังจากนัดหมายเรียบร้อยแล้ว
โดยทั่วไป เมื่อคุณเป็นฝ่ายโทรไปขอนัดหมาย ถ้าไม่มีเหตุจำเป็นจริงๆ ก็ไม่ควรขอเปลี่ยนแปลงวันและเวลานัดหมาย แม้จะมีกำหนดการอื่นมาแทรก เช่น ประชุม ก็ต้องให้ความสำคัญกับนัดหมายก่อน
สำหรับกรณีที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ จำเป็นต้องขอเลื่อนนัดก็ควรรีบติดต่ออีกฝ่ายตั้งแต่เนิ่นๆ กล่าวขอโทษ และอธิบายเหตุผล ความจำเป็นย่อๆให้อีกฝ่ายทราบ และขอเปลี่ยนวันและเวลานัดหมายใหม่ตามที่อีกฝ่ายสะดวก
Cr. เอกสาร เวลา ความคิด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น