สมมติวันจันทร์หน้า คุณมีการประชุมเกี่ยวกับโครงการสินค้าใหม่ และต้องรวบรวมข้อมูลนำเสนอที่จะใช้ในการประชุมดังกล่าวภายในสัปดาห์นี้
เวลาที่จะมอบหมายงานให้ใครสักคนทำงานนั้น คนที่พูดว่า
"ไปเตรียมข้อมูลนำเสนอสัปดาห์หน้ามาซิ ฝากด้วยนะ"
ส่วนมากแล้วเชื่อได้เลยว่าเป็นคนที่ทำงานไม่เป็น เพราะวิธีไหว้วานแบบนี้ขาดข้อมูลเสริมที่จำเป็นต่อการจูงใจคน
เวลาจะไหว้วานใครให้ทำอะไรให้ คุณต้องบอกข้อมูลเสริม 3 อย่างแก่อีกฝ่ายดังต่อไปนี้
1. ให้เวลาทำถึงเมื่อไร (เส้นตาย)
หากคุณไม่บอกเส้นตายให้ชัดเจนไว้ก่อน อีกฝ่ายหนึ่งจะไม่รู้ว่าต้องทำงานนั้นให้เสร็จเมื่อไร ยกตัวอย่างสถานการณ์ข้างต้น ถ้าคุณอยากให้งานเสร็จภายในสัปดาห์นี้จริงๆ ก่อนมอบหมายงานให้อีกฝ่ายหนึ่งควรพูดว่า
"ช่วยรวบรวมให้เสร็จภายในสัปดาห์นี้ด้วยนะ เพราะต้องนำเสนอในสัปดาห์หน้า"
นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงถ้อยคำที่มีความคลุมเครือ เช่น "ด่วนมาก!" "ทำให้เร็วที่สุด" และ "ประมาณสัปดาห์หน้า" ดังนั้นคุณควรกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน เพื่อป้องกันการเข้าใจผิด
2. ต้องทำด้วยวิธีไหน (ความรู้และทักษะ)
ข้อมูลที่ต่อไปที่คุณห้ามลืมบอกคือวิธีทำงาน ถ้าคุณจะไหว้วานใครสักคนให้เตรียมข้อมูลนำเสนอ ควรบอกเขาให้ชัดเจนไปเลยว่า ต้องใส่ตัวเลขแบบไหน ให้ทำเป็นไฟล์ PowerPoint หรือทำเป็นรูปแบบง่ายๆด้วยโปรแกรม Word หากอีกฝ่ายหนึ่งไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้ อาจเตรียมข้อมูลมาผิดจุดมุ่งหมาย เพราะไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรดี
หากข้อมูลที่อุตส่าห์เตรียมมาดีแต่ใช้ประโยชน์ไม่ได้ การจูงใจคนก็ไร้ความหมาย คุณไม่จำเป็นต้องบอกละเอียดยิบ แต่อย่างน้อยที่สุดควรบอกสาระสำคัญที่อยากให้เขาจับประเด็นได้ด้วยคำพูดที่ชัดเจนและเข้าใจตรงกัน
3. ทำแล้วมีความหมายอะไร (ประโยชน์)
ประโยชน์ที่ได้จากการทำงานที่ไหว้วานก็เป็นข้อมูลหนึ่งที่ควรบอกอีกฝ่าย หากงานนั้นเป็นงานที่แม้จะทำหรือไม่ทำก็ไม่ส่งผลใดๆเลยทั้งต่อตนเองและคนรอบข้าง งานนั้นก็จะไม่ได้รับการใส่ใจ งานที่ทำแบบไม่กระตือรือร้นจะออกมาชุ่ยและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เพื่อป้องกันสิ่งเหล่านี้ คุณควรชี้แจงกับอีกฝ่ายหนึ่งว่า ผลที่ตามมาจากการทำงานคืออะไร และมีความหมายต่อตัวเขาอย่างไร
ถ้าคุณจะไหว้วานให้อีกฝ่ายหนึ่งเตรียมข้อมูลนำเสนอ ควรพูดเสริมเพื่อดึงความกระตือรือร้นของเขาออกมาดังต่อไปนี้
"ถ้าเตรียมข้อมูลออกมาดี แผนธุรกิจนี้น่าจะผ่าน คุณก็คงอยากทำแผนธุรกิจนี้เหมือนกัน เรามาร่วมมือกันทำให้สำเร็จเถอะนะ"
"การประชุมครั้งต่อไป ผู้บริหารจะเข้าด้วย นี่เป็นโอกาสดีที่จะทำให้พวกเขารู้ว่าแผนธุรกิจนี้มาจากความพยายามของคุณ"
หากอีกฝ่ายเป็นคนที่ไม่ได้ทำงานแบบหวังผลประโยชน์ของตัวเอง ให้คุณเน้นที่ประโยชนฺของบริษัทหรือของลูกค้า ดังคำพูดต่อไปนี้
"หัวหน้าแผนกอาจเพิ่มงบประมาณให้โครงการนี้...ขึ้นอยู่กับความสามารถของการนำเสนอข้อมูล ถ้าได้งบประมาณเพิ่ม เราจะเดินหน้าการส่งเสริมการขายที่สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าได้ และมันอาจเป็นแรงกระตุ้นให้บริษัทที่กำลังย่ำแย่ของเราดีขึ้นด้วยนะ"
เมื่อเขารู้ว่าสิ่งที่ตัวเองทำจะส่งผลดีโดยตรงอย่างไร เขาก็น่าจะรับทำงานนั้นอย่างจริงจัง
แน่นอนว่าหากคุณไม่ลืมบอกข้อมูลเสริม 3 อย่างดังกล่าว ปัญหาที่อีกฝ่ายไม่ยอมทำงานที่คุณไหว้วานจะลดลงได้ ดังนั้นถ้าคุณไม่บอกข้อมูล 3 อย่างนี้ แม้จะไหว้วานกันเรียบร้อยแล้ว ก็อาจเกิดเหตุการณ์ที่ว่าอีกฝ่ายหนึ่งไม่ยอมทำตามความต้องการของคุณ
เมื่ออีกฝ่ายไม่ยอมทำตามที่คุณต้องการ คนส่วนมากจะถามสาเหตุจากฝ่ายนั้น แต่สาเหตุที่เขาไม่ยอมทำงานน่าจะมาจากวิธีการไหว้วานของคุณมากกว่า ก่อนที่จะตำหนิอีกฝ่ายหนึ่งว่า
"ก็มอบหมายให้ช่วยทำงานนี้แล้วไม่ใช่เหรอ"
คุณควรทบทวนว่าคุณลืมบอกข้อมูลเสริม 3 อย่างนี้หรือเปล่า ถ้าบอกทุกครั้งจนติดเป็นนิสัย ก็จะทำให้คุณไหว้วานผู้อื่นอย่างได้ผล
Cr. เคี่ยวคน 5% เห็นผลทั้งองค์กร -- Hasegawa Kazuhiro
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น