ใช้ To Do List อย่างไร? ให้มีประสิทธิภาพ

จัดลำดับความสำคัญของงานแล้วจะรู้ว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง

        
          งานแต่ละงานมีลำดับความสำคัญแตกต่างกัน ก่อนอื่นต้องเริ่มจากการลองเขียนรายการงานที่มีทั้งหมด หลังจากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญของงาน เรียงลำดับจากงานที่สำคัญและงานที่เร่งด่วนก่อน และกำหนดว่างานใดที่จะต้องทำในวันนี้ ในสัปดาห์นี้ ในเดือนนี้ และในเวลาว่าง ทั้งหมดนี้ก็คือ "To Do List"


       การทำรายการสิ่งที่ต้องทำเช่นนี้จะช่วยไม่ให้หลงลืมและจัดการงานต่างๆได้ไม่ผิดพลาด งานที่ทำเสร็จแล้วก็ให้ทำเครื่องหมายขีดฆ่าออกจาก To Do List ทีละข้อ การทำ To Do List นอกจากจะช่วยให้ทราบความคืบหน้าของงานที่สม่ำเสมอ ยังทำให้รู้สึกสบายใจกับงานที่ลุ่ล่วงด้วย

วิธีจัดลำดับความสำคัญ

       

         การจัดลำดับความสำคัญแบ่งออกเป็น "งานสำคัญและเร่งด่วน" "งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" "งานไม่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" และ "งานไม่สำคัญและงานไม่เร่งด่วน" ถ้ามีงานที่ใกล้ถึงเดดไลน์หลายงานและจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังไม่ได้ งานที่ต้องทำก่อนคือ งานที่มีจำนวนผู้เกี่ยวข้องมากกว่า

Check Sheet จัดลำดับความสำคัญ

• เดดไลน์เมื่อไร
• มีผู้เกี่ยวข้องกี่คน (ยิ่งมีผู้เกี่ยวข้องมากเท่าไร ลำดับความสำคัญก็ยิ่งมากขึ้น)
• จำเป็นต้องสั่งงานหน่วยงานภายนอกหรือไม่
• จำเป็นต้องให้หัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาตรวจสอบเอกสารหรือไม่
• จำเป็นต้องประชุมปรึกษาหารือกับผู้เกี่ยวข้องหรือไม่
• ใช้เวลาเตรียมงานหรือตรวจสอบมากน้อยแต่ไหน (งานที่ใช้เวลามากก็จำเป็นต้องรีบทำก่อน)

---

วิธีใช้ To Do List

       
         To Do List ไม่เพียงแต่ใช้ประโยชน์เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของงานเท่านั้น ยังช่วยให้เราเข้าใจว่ามีงานย่อยอื่นๆ อะไรบ้างที่เกิดจากงานหลัก เช่น การส่งแผนงาน จะมีงานย่อยคือ "การวิจัย" "การคิดแผนงาน" "การทำแผนงาน"

STEP 1: เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ

• เขียนรายการงานที่ต้องทำทั้งหมด 
• งานที่มีเดดไลน์ต้องเขียนวันที่และเวลาด้วย 
• งานที่ต้องส่งรายงานก็ต้องเขียนผู้รับผิดชอบงานหรือผู้บังคับบัญชาที่ต้องส่งงานด้วย

ตัวอย่าง

เยี่ยมบริษัท A

ทำเอกสาร

นัดบริษัท B

STEP 2: จัดลำดับความสำคัญ

• จัดลำดับความสำคัญโดยคำนึงถึงเดดไลน์และจำนวนผู้เกี่ยวข้อง
• งานที่มีความสำคัญอันดับที่ 1 คือ "งานที่เราเท่านั้นที่ทำได้ + งานที่ใกล้ถึงเดดไลน์"

ตัวอย่าง

(2) เยี่ยมบริษัท A

(3) ทำเอกสาร

(1) นัดบริษัท B

STEP 3: วางตำแหน่งที่เห็นได้ชัดเจน

• วาง To Do List ไว้ที่ตำแหน่งที่เห็นชัดเจน เช่น ติดไว้ในสมุดตารางเวลาหรือที่คอมพิวเตอร์

STEP 4: งานที่ทำเสร็จแล้วก็ทำเครื่องหมายขีดฆ่าออกจากลิสต์

• ทุกครั้งที่สะสางงานแต่ละงานเสร็จขีดฆ่าออกจาก To Do List ทีละงาน
• การทำเช่นนี้ นอกจากเป็นการบันทึกเรื่องงาน ยังทำให้มีความสุขกับงานทีลุล่วง

ตัวอย่าง

(2) เยี่ยมบริษัท A
(3) ทำเอกสาร
(1) นัดบริษัท B

---

วิธีเขียน To Do List

         To Do List มี 2 ประเภท คือ "To Do List งานโดยรวม" ซึ่งจะลิสต์งานที่มีทั้งหมด และ "To Do List ประจำวัน" ซึ่งอัพเดททุกวัน ซึ่งทั้งสองประเภทมีวิธีใช้ไม่ต่างกัน ในที่นี้จะแนะนำวิธีเขียน To Do List ทั้งสองแบบ

1. To Do List งานโดยรวม

ตัวอย่าง

(2) ส่งใบเสนอราคา
(1) ทำงานนำเสนอบริษัท B
(3) แผนงาน ภายในวันที่ 15
(4) สั่งตัวอย่าง
              อัพเดทวันที่ 13-20
---------------------------------
> วิจัยเพื่อร่างแผน
> รายงาน
> ส่ง DM

..................................................

จัดลำดับความสำคัญ
ลิสต์งานที่มีทั้งหมดและจัดลำดับความสำคัญ เริ่มจากงานที่มีระดับความสำคัญและเร่งด่วนมาก

เขียนเดดไลน์
งานที่มีเดดไลน์เขียนไว้ด้วย

สิ่งที่ทำในเวลาว่าง
เขียนสิ่งที่จะทำในเวลาว่างด้วย เช่น รวบรวมข้อมูล

2. To Do List ประจำวัน

ตัวอย่าง
แผนงาน ภายในวันที่ 15
1. นัดบริษัท B
2. ทำใบเสนอราคา
3. ส่งแผนงานแผนที่ 3

งานประจำวันภายใน 16.00
> การวิจัย
> ตอบอีเมล
> เขียนที่อยู่และที่อยู่ผู้รับ

..............................................

เขียนสิ่งที่ต้องทำในวันพรุ่งนี้
A. ก่อนจะออกจากที่ทำงานในตอนเย็น ต้องตรวจ "To Do List งานโดยรวม" และจัดลำดับความสำคัญโดยเทียบกับงานที่ต้องทำในวันพรุ่งนี้
B. งานที่มีกำหนดต้องเสร็จวันนี้ ถ้าทำไม่เสร็จ ให้รีบทำอันดับแรกในวันพรุ่งนี้

ทำให้โดดเด่นเป็นพิเศษ
เขียนงานที่ต้องใช้เวลาคิด เช่น การร่างแผนงาน ซึ่งมักจะผัดไปทำทีหลังให้โดดเด่นเห็นชัดเจน

งานประจำวันแบ่งโดยใช้เวลากำหนด
งานที่ทำทุกวัน เช่น Check อีเมล รายงานประจำวัน ไม่จำเป้นต้องลิสต์ แต่กำหนดเวลาก็พอ

---

To Do List เครื่องมือตรวจสอบงาน

        To Do List นอกจากช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ยังเป็นเครื่องมือตรวจสอบว่าตอนนี้เรามีงานทั้งหมดมากน้อยแค่ไหน และมีงานใดล่าช้าหรือไม่ ดังนั้นในกรณีที่งานล้นมือจนทำไม่ทันตามกำหนด จำเป็นต้องปรึกษาเจ้านายหรือผู้บังคับบัญชาทันทีและหาวิธีป้องกันปัญหาอย่างเร่งด่วน

จัดการกับ To Do List โดยใช้โพสต์อิตและช่องจดบันทึก

       
        โพสต์อิต (Post It) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้จัดการ To Do List ได้สะดวก เริ่มจากเตรียมพื้นที่ว่างสำหรับบันทึกในสมุดตารางเวลา เขียนเนื้อหางานที่ต้องทำในเดือนนี้และสัปดาห์นี้ในโพสต์อิต แผ่นสี่เหลี่ยมผืนผ้าทีละแผ่น
      ส่วน To Do List ประจำวัน ให้เขียนโพสต์อิตแผ่นใหญ่ แล้วแปะไว้ในสมุดตารางเวลา เมื่อทำเช่นนี้ก็จะตรวจสอบงานโดยรวม และ To Do List ประจำวันได้พร้อมกันในคราวเดียว

---

Cr. เอกสาร เวลา ความคิด