ชื่อเต็มๆคือ Keep It Short & Simple หมายความว่า คุณควรใส่ใจกับการจัดทำเอกสารธุรกิจที่มักจะมีข้อความที่เยิ่นเย้อให้กลายเป็นข้อความที่มีลักษณะสั้นและเข้าใจง่าย ไม่ต้องมีจุด Climax ของเรื่องเหมือนนิยาย
บางคนบอกว่า KISS มาจาก Keep It Short & Stupid ซึ่งคงเป็นการเน้นย้ำประโยคแรกข้างต้นว่า "'ง่ายขนาดไม่ต้องใช้สมองตีความ"
สิ่งแรกที่คุณควรให้ความสำคัญในการจัดทำเอกสาร คือ การถ่ายทอดข้อมูลอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
เอกสารส่วนใหญ่มีหลายหน้า เนื่องจากผู้จัดทำต้องการใส่ข้อมูลที่ค้นคว้ามาให้มากที่สุด ดังนั้น จงตัดทอนข้อมูลบางส่วนและสรุปเฉพาะสิ่งที่ต้องการถ่ายทอดจริงๆให้กระชับและเรียบง่าย
การจัดทำเอกสารธุรกิจอย่างเรียบง่ายจะช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อมูลไปสู่ผู้อ่านได้ดีกว่าการอัดข้อมูลทุกอย่างลงไป
เวลาการนำเสนอข้อมูลอย่างในรูปแบบ PowerPoint หรือแม้กระทั่งการเขียนอีเมล คุณต้องทำให้ผู้อ่านรู้ใจความสำคัญหรือข้อสรุปได้ในแวบแรกที่เห็น
ใน Powerpoint คุณควรปฎิบัติตามกฎ "One Slide One Message" คือสไลด์หนึ่งแผ่นต่อหนึ่งข้อความ ถ้าคุณต้องการถ่ายทอดหลายๆใจความก็ให้เพิ่มจำนวนสไลด์ ไม่ใช่ยัดข้อมูลทั้งหมดลงในสไลด์แผ่นเดียว
ในการเขียนอีเมล คุณควรเขียนอีเมลแบบเชิงรุกที่ทำให้คุณโต้ตอบอีเมลให้จบได้ภายในการส่งและตอบกลับเพียงครั้งเดียว โดยเขียนข้อสรุปไว้ตอนต้นโดยแจกแจงข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญให้ครบ ระบุชื่อผู้รับในอีเมลให้ชัดเจน อย่าให้ผู้รับอีเมล "ต้องเลื่อนเม้าส์จึงจะอ่านได้จบ" เพราะเนื้อความในอีเมลมีมากเกินไป การใช้กฎ KISS เขียนให้สั้นไว้เป็นสิ่งที่คุณควรตระหนัก อย่าให้ผู้รับเสียเวลาอ่านอีเมลของคุณนานเกินไป
Cr. เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99%
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น